付款管理制度

　　在社會發(fā)展不斷提速的今天，各種制度頻頻出現(xiàn)，制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準則。那么擬定制度真的很難嗎？以下是小編幫大家整理的付款管理制度，歡迎閱讀與收藏。

　　第1章總則

　　第1條為加強公司對采購與付款的內(nèi)部控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，公司根據(jù)國家有關法律法規(guī)，制定本制度。

　　第2條本制度所指的采購業(yè)務包括采購計劃、采購訂單、合同訂立、價格評審、物資入庫、購貨發(fā)票、登記應付賬款和支付貨款等業(yè)務。

　　第3條本制度適用于公司以及各成員單位。

　　第4條單位負責人對本單位采購與付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實施負責，主管采購業(yè)務的負責人和財務負責人對采購與付款業(yè)務的真實性、合法性負責。

　　第2章崗位分工與授權批準

　　第5條公司應當建立采購與付款業(yè)務的崗位責任制、明確相關部門和崗位的職責、權限，確保辦理采購與付款業(yè)務的不相容崗位相互分離，制約和監(jiān)督。

　　采購與付款業(yè)務不相容崗位至少包括：

　　1、請購與審批；

　　2、詢價與確定供應商；

　　3、采購合同的訂立與審計；

　　4、采購與驗收；

　　5、采購、驗收與相關會計記錄；

　　6、付款審批與付款執(zhí)行。

　　不得由同一部門或個人辦理采購與付款業(yè)務的全過程。

　　嚴禁未經(jīng)授權的機構或人員辦理采購與付款業(yè)務。

　　第6條公司的物流部是負責采購和付款的直接責任單位，其他部門和個人辦理采購和付款業(yè)務時，必須經(jīng)采購部經(jīng)理批準，并執(zhí)行本制度規(guī)定的執(zhí)行程序和辦法。

　　第7條公司應當配備合格的人員辦理采購與付款業(yè)務。辦理采購與付款業(yè)務的人員應當具備良好的業(yè)務素質和職業(yè)道德。

　　第8條公司的物流部門應建立內(nèi)部的職責分工權限，確保采購與審批人員分

　　開，采購與貨物驗收或保管員分開。

　　第9條公司應根據(jù)具體情況對辦理采購與付款業(yè)務人員進行崗位輪換。

　　第10條采購部門除對采購及付款的真實性和合法性負責外，還應對公司的存貨的安全性和計量的準確性負責。

　　第11條物流部門要保證對已采購的生產(chǎn)材料及低值易耗品的價值計量準確，以便于成本核算的準確性。

　　第12條公司物流部門在辦理采購業(yè)務時應按如下程序執(zhí)行：根據(jù)生產(chǎn)部門下達的采購計劃做采購準備，對采購計劃進行審核，然后進行詢價、比價，由質量管理部審核、主管副總審批后確定供應商，簽訂合同，采購、辦理驗收入庫，登記賬簿、支付采購貨款。

　　第13條物流部門負責編制請購單、詢價與價格談判、簽定合同、采購物資、請求付款等。

　　第14條財務部門負責結算采購款項，登記存貨及應付款項賬。

　　第15條財務部門在確保采購業(yè)務的真實性、合理性以及符合付款手續(xù)后，積極組織資金付款。

　　第16條付款及審批執(zhí)行公司的貨幣資金管理制度：

　　1、采購資金支出需要先編制物資采購計劃，經(jīng)主管副總、財務副總和總經(jīng)理審批后履行借款審批程序。

　　2、經(jīng)手人負責填寫借款單進行資金支出申請，要求填明資金借款的數(shù)量、原因、使用部門和數(shù)量及支付方式（現(xiàn)金、支票、電匯）,要求經(jīng)手人本人簽字確認。

　　3、物流經(jīng)理負責審核采購物資數(shù)量和價格的合理性及是否需要采購的適用性，對采購物資的質量進行供應商選擇把關，對采購渠道進行審核。對資金支付的風險負責。

　　4、主管副總負責審批程序的合理性和采購效益性，是否有采購計劃、是否符合公司規(guī)定標準，采購方的選擇及價格是否合理，超標準使用資金需要特殊說明。

　　5、財務副總負責審核采購審批程序是否健全，對資金的支出計劃做出審批。對往來款項進行賬目核對，對采購資金進行合同核對，對資金的支出風險進行審批。

　　6、總經(jīng)理可對上述的所有審核提出質疑并要求解釋。

　　7、因特殊情況審批單審批手續(xù)不健全的，由財務副總負責對總經(jīng)理進行溝通，財務副總不在，由主管會計負責對財務副總及總經(jīng)理進行溝通并在借款單中標明溝通結果，并請授權人補批簽字。

　　8、采購資金支付嚴格按公司審批權限審批。審批人應當根據(jù)采購與付款業(yè)務授權批準制度的規(guī)定，在授權范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權限。對于審批人超越授權范圍審批的采購與付款業(yè)務，經(jīng)辦人員有權拒絕辦理，并及時向審批人的上級授權部門報告。

　　9、財務部出納員接到審批健全的借款單負責支付資金，對于審批不健全的借款單拒絕支付。

　　10、要求現(xiàn)金和支票當天支付，電匯在24小時內(nèi)支付。因資金控制或資金協(xié)調(diào)調(diào)整，財務部有權決定進行一次性支付或分批支付。

　　11、原則上不允許使用現(xiàn)金進行物資采購，特殊情況需要財務副總審批，并作特殊說明。

　　12、財務部將采購資金分別按供應商掛“應付賬款”，個人領用的備用金或現(xiàn)金零星采購掛申請人“其他應收款”。

　　13、采購物資要求必須使用稅務正規(guī)發(fā)票。

　　14、發(fā)票報銷的手續(xù)：已經(jīng)借款報帳的，要求經(jīng)手人簽字、部門經(jīng)理審核，財務總監(jiān)審批；未借款直接報賬，要求經(jīng)手人簽字、部門經(jīng)理審核，然后按公司的審批權限執(zhí)行本。

　　15、經(jīng)手人憑發(fā)票沖回自己的資金欠據(jù)或要求財務部核銷往來。沒有往來的由財務部付。

　　16、個人往來欠款超出3個月期限的，財務部有權從其工資中清回欠款，必要時追究資金的使用利息。

　　17、對不能收回的欠款，由經(jīng)手人承擔連帶責任；審批人承擔審批責任。

　　18、負責為成員單位采購物資的采購員按采購物資索要發(fā)票。要求發(fā)票戶名為成員單位名頭，走公司審批程序。將審批后的發(fā)票傳遞到成員單位，成員單位認證采購的物資與發(fā)票是否相符，如相符，由成員單位回一張轉賬財務收據(jù)，采購人憑收據(jù)到財務部門核銷自己的往來款項申請。如果接到貨物與發(fā)票不相符，需要成員單位財務部門同采購部門采購員協(xié)商解決。

　　第3章貨物采購驗收控制

　　第17條加強采購與驗收環(huán)節(jié)的管理，對采購方式確定、供應商選擇、驗收

　　程序等做出明確規(guī)定，確保采購過程的透明化。

　　第18條應當根據(jù)物品或勞務等的性質及其供應情況確定采購方式。公司及各成員單位大宗原材料采購由公司物流部統(tǒng)一負責。一般物品或勞務等的采購應采用訂單采購或合同訂貨等方式，小額零星物品或勞務等的采購可以采用直接購買等方式。公司應當制定例外緊急需求的特殊采購處理程序。

　　第19條應當充分了解和掌握供應商的信譽、供貨能力等有關情況，采取由物流、使用等部門共同參與比質比價的程序，并按規(guī)定的授權批準程序確定供應商。小額零星采購也應由經(jīng)授權的部門事先對價格等有關內(nèi)容進行審查。

　　第20條采購物資到達后，采購人員盡可能的做初步檢查，檢查物資與合同是否相符，然后由質檢人員對采購物資質量進行檢查。

　　第21條采購人員及質檢員檢查后，應及時送交倉庫。倉庫保管人員接到物資后，須檢查所購物資是否附有供方合格證，到貨數(shù)量是否正確，是否有破損，經(jīng)檢查無誤，在《到貨登記簿》上進行登記。交貨人員要在登記簿上簽字。

　　第22條檢查合格的物資，倉庫保管員要及時填寫材料物資入庫單，入庫單一式三聯(lián)，第一聯(lián)，存根聯(lián)，倉庫記賬用，第二聯(lián)，財務聯(lián)，財務記賬用，第三聯(lián)，稽核聯(lián)，采購員報賬用。材料物資入庫單必須連續(xù)編號管理。

　　第23條入庫單的傳遞程序如下：

　　1、倉庫保管員接到檢驗合格的貨物后，由保管員填制材料入庫單，由質檢員簽字，保管員填寫入庫單時，應確保一個供貨商的原輔材料，一名采購員采購的原輔材料填到一張收料單上。

　　2、保管員填寫入庫單時，要填寫供貨單位、材料名稱、規(guī)格、計量單位、數(shù)量及金額。

　　3、保管員根據(jù)填好的入庫單第一聯(lián)登記入賬。

　　4、材料入庫單經(jīng)采購部門經(jīng)理簽字后，將第二聯(lián)聯(lián)同供貨商發(fā)票一同返給財務報賬，第三聯(lián)留給物流部門統(tǒng)計用。

　　5、入庫單第二聯(lián)留財務部門做登記材料明細賬用；月末成本會計需要去庫房稽核，核對材料入庫單和保管賬是否相符。

　　第24條保管人員要根據(jù)收料單及時登記倉庫物資保管賬，保證會計人員及時進行稽核。對于檢驗不合格的物資，要及時通知采購人員，由采購人員與供應商聯(lián)系，辦理換貨或退貨等事宜。

　　第4章應付賬款入賬

　　第25條財務主管會計負責應付賬款入賬，應付賬款的入賬必須取得的憑證有：供貨單位的發(fā)票（增值稅發(fā)票包括發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)）、物流部門的請購單及入庫單等；對于材料已入庫發(fā)票未到的采購業(yè)務，財務部根據(jù)材料入庫單暫估價入賬，待發(fā)票回來時用紅字沖回原來暫估入賬數(shù)，按發(fā)票金額重新入賬。財務部在做暫估入賬時，根據(jù)材料入庫單上的購買廠家登記應付賬款明細賬，以便隨時掌握應付款情況、采購員報賬情況以及供貨方開發(fā)票情況。

　　第26條財會部門在辦理付款業(yè)務時，應當對采購發(fā)票、結算憑證、驗收證明、入庫單據(jù)等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核。

　　第27條會計人員對所收到的購貨發(fā)票及相關憑證按規(guī)定檢查無誤后，方能進行會計處理。

　　第28條公司財務人員、采購人員應定期和供應商核對應付賬款往來賬。

　　第29條公司應當加強應付賬款和應付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應付款項。已到期的應付款項須經(jīng)有關授權人員審批后方可辦理結算與支付。

　　第5章監(jiān)督檢查

　　第30條公司應當建立對采購與付款內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查機構或人員的職責權限，定期或不定期地進行檢查。采購與付款內(nèi)部控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：

　　1、采購與付款業(yè)務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在采購與付款業(yè)務不相容職務混崗的現(xiàn)象。

　　2、采購與付款授權批準制度的執(zhí)行情況。重點檢查大宗采購與付款業(yè)務的授權批準手續(xù)是否健全，是否存在越權審批的行為。

　　3、應付賬款和預付賬款的管理。重點審查應付賬款和預付賬款支付的正確性、時效性和合法性。

　　5、有關單據(jù)、憑證和文件的使用和保管情況。重點檢查憑證的登記、領用、傳遞、保管、注銷手續(xù)是否健全。

　　6、使用和保管制度是否存在漏洞。

　　對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的采購與付款內(nèi)容控制中的薄弱環(huán)節(jié)，公司應當采取措施，及時加以糾正和完善。

　　第6章附則

　　第31條本規(guī)范由財政部負責解釋。

　　第32條本規(guī)范自發(fā)布之日起施行。

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