招標資料及合同紙質(zhì)文檔管理辦法

目 錄

第一章 總則 ............................................................... 1

第一條 目的 ............................................................... 2

第二條 原則 ............................................................... 2

第三條 適用范圍 ........................................................... 2

第四條 職責范圍 .........................................www.zwdianwu.cn.................. 2

第二章 資料組成及管理 ..................................................... 2

第五條 招標資料的組成及管理 ............................................... 2

第六條 合同紙質(zhì)文檔分類及管理 ............................................. 2

第七條 招標資料與合同紙質(zhì)文檔管理的其他規(guī)定 ............................... 3

第三章 附則 ............................................................... 3

第一章 總則

第一條 目的

為了規(guī)范招標資料和合同紙質(zhì)文檔管理，統(tǒng)一招標投標過程中檔案資料的收集、分類、存檔、查閱、保密及作廢等方面的管理，提高工作效率，特制定本辦法。

第二條 原則

1.1. 真實性：檔案資料必須真實、準確地記載招標管理過程中形成的內(nèi)容；

1.2. 完整性: 檔案資料招標管理過程中形成完整的具有保存價值的文字、數(shù)字、圖表、

電子光盤等各種文件資料。

第三條 適用范圍

適用于集團公司各開發(fā)項目。非開發(fā)項目可參照執(zhí)行。

第四條 職責范圍

4.1. 集團造價采購中心負責本管理辦法的制訂、修改、解釋、指導及監(jiān)督檢查。

4.2. 集團下屬各公司的造價采購部、項目部、工程部等部門及相關(guān)人員負責本管理辦法

的貫徹執(zhí)行。

4.3. 集團下屬各公司可以根據(jù)實際情況制定管理細則，但是管理細則不得與本管理辦法

沖突。

第二章 資料組成及管理

第五條 招標備案資料的組成及管理

5.1. 資料組成：招標定案、開標結(jié)果統(tǒng)計表、招標答疑紀要(澄清文件)、投標單位報價

書、圖紙會審記錄或圖紙審查結(jié)論、圖紙變更資料、限價、相關(guān)承諾書等（詳見附件一）。

5.2. 資料管理： 招標經(jīng)辦人及時收集、整理、保存依照有關(guān)法定程序備案招標投標過

程中產(chǎn)生的各種文件資料，并應(yīng)當在簽訂合同之日起七日內(nèi)，將收集齊全的歸檔招投標資料交資料管理人員。經(jīng)辦人發(fā)生變化時，應(yīng)當做好交接工作。

5.2.1. 招標資料及合同紙質(zhì)文檔應(yīng)當專人管理，大區(qū)造價采購部設(shè)兼職資料管理人員。

5.2.2. 資料管理人員在收到歸檔的完整資料后，應(yīng)及時作好分類登記(詳見附件二），并

認真做好歸檔和集中管理工作。

第六條 合同紙質(zhì)文檔分類及管理

6.1. 合同紙質(zhì)文檔分類：設(shè)計、勘察、監(jiān)理、造價咨詢、基礎(chǔ)、土建、安裝、裝飾、材

料設(shè)備、設(shè)備購買及安裝、園林景觀、臨時設(shè)施、其它。

6.2. 合同紙質(zhì)文檔管理：存檔所有的合同相關(guān)資料原件（合同審批表（OA）、合同、補充

協(xié)議等），并將相關(guān)數(shù)據(jù)錄入合同臺賬，以便快速復查（詳見附件三）。各大區(qū)開發(fā)公司于每月25日前將合同臺賬上傳造價采購中心和督察中心。

第七條 招標資料與合同紙質(zhì)文檔管理的其他規(guī)定

7.1. 歸檔與立卷

7.1.1. 資料管理員將完整的資料收集整理后裝訂并存放于統(tǒng)一標準檔案盒。

7.1.2. 檔案盒里存檔資料的排列順序與臺賬順序匹配。

7.2. 保管與使用

7.2.1. 招標資料與合同紙質(zhì)文檔為長期性保存資料，采用集中保管形式。

7.2.2. 資料要求集中存放于部門資料柜，由專職（或兼職）資料管理人員管理，部門各

職員手中只能持有正在處理的此類資料。

7.2.3. 根據(jù)工作需要借閱查看的，必須履行借閱手續(xù)方可借閱。資料管理人員負責借閱

資料的催還。

7.2.4. 根據(jù)工作情況需要銷毀或作廢的資料，資料管理人員必須造具清冊，經(jīng)部門負責

人批準，方可在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進行銷毀，防止失密。有關(guān)鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。

第三章 附則及其它

第八條 本規(guī)則自發(fā)布之日起開始施行。

第九條 附件

附件一：

附件二：

附件三：

合同信息表.xls招標資料定案歸檔

明細目錄.xls工程招標信息統(tǒng)計

表.xls

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