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行政秘書職務說明書
行政秘書職務說明書
崗位名稱行政秘書崗位編號
所在部門辦公室崗位定員
直接上級辦公室主任職系七級
直接下級
所轄人員崗位分析日期20xx年2月
本職：
協(xié)助管理層的工作保證公司的良好運作;公司形象維護與公關活動;公司企業(yè)文化建設;出差管理和印章管理
職責與工作任務：
職責一
職責表述：協(xié)助組織和制定公司長期發(fā)展規(guī)劃和公司年度經(jīng)營計劃
工作
任務協(xié)助組織相關人員參與討論、研究和制定公司長期發(fā)展規(guī)劃
協(xié)助組織制定公司年度經(jīng)營計劃和部門經(jīng)營計劃
協(xié)助編制公司年度工作計劃
職責二
職責表述：協(xié)助辦公室主任保證公司內(nèi)部管理體系的完整和平穩(wěn)運行
工作
任務協(xié)助制定和完善公司內(nèi)部的管理體系和各項管理制度
協(xié)助督促管理制度的有效執(zhí)行協(xié)助評估和監(jiān)督公司內(nèi)部管理的規(guī)范性和有效性
職責三
職責表述：負責為公司管理層提供支持并負責跟蹤落實總經(jīng)理和總經(jīng)理辦公會的決議
工作
任務協(xié)助組織和安排管理層會議提供會議紀錄與整理
通報會議結論并跟蹤會議決議的實施情況
協(xié)助總經(jīng)理的工作提供決策支持
督辦總經(jīng)理交與的其他任務
職責四
職責表述：負責公司形象推廣、公關活動
工作
任務協(xié)助公司形象設計和推廣實施
負責組織和接待相關單位包括上級單位的來訪負責與新聞媒體的接觸
協(xié)助組織并協(xié)調公司的公關危機處理
協(xié)助公司網(wǎng)站的建設與更新
職責五
職責表述：公司企業(yè)文化建設
工作
任務協(xié)助組織公司內(nèi)部員工活動
建立員工與管理層的溝通渠道吸引員工關心公司事務并參與管理
組織公司內(nèi)部刊物的出版
職責六
職責表述：公司員工的出差管理和支持
工作
任務員工出差計劃和預算審核
協(xié)助行程安排、交通工具安排、及其他手續(xù)辦理
出差旅程紀錄審核、報銷費用審核
職責七
職責表述：依據(jù)印章管理規(guī)定實施印章管理
職責八
職責表述：負責辦公用品和固定資產(chǎn)采購
職責九
職責表述：辦公室主任交辦的其他工作
權力：
根據(jù)總經(jīng)理和辦公會議授權對決議跟蹤監(jiān)督的權力
與媒體接觸的權力
評估公司管理水平并提出改進建議的權力
審核出差預算、旅程記錄和報銷費用的權力
印章使用的審核權
收集員工意見并向總經(jīng)理反饋的權力
工作協(xié)作關系：
內(nèi)部協(xié)調關系公司各部門辦公室主任、總經(jīng)理
外部協(xié)調關系上級單位、兄弟單位、新聞媒體等
任職資格：
教育水平大學專科以上
專業(yè)企業(yè)管理或相關專業(yè)
經(jīng)驗2年以上相關工作經(jīng)驗
知識具有相應的企業(yè)管理知識和與媒體接觸的技巧
技能技巧熟練使用自動化辦公軟件具備基本的網(wǎng)絡知識
個人素質具有較強的溝通能力、計劃與執(zhí)行能力、判斷與決策能力、人際能力
其它：
使用工具設備計算機、一般辦公設備(電話、打印機、Internet/Intranet網(wǎng)絡)
工作環(huán)境辦公場所
工作時間特征正常工作時間根據(jù)需要加班
考核指標：
制度建設完善性、企業(yè)文化建設成就、會議紀錄完成質量、辦公用品采購費用控制情況、重要任務完成情況
考勤、服從安排、遵守制度、部門合作滿意度
判斷與決策能力、人際能力、溝通能力、計劃與執(zhí)行能力、專業(yè)知識及技能
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